Порядок заполнения журнала кассира-операциониста (унифицированная форма КМ-4)
В Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 и действующих в части, не противоречащей Закону № 54-ФЗ, определены требования к работе кассира в течение смены.
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.
В соответствии с Указаниями форма КМ-4 "Журнал кассира-операциониста" применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В графе №1 указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки. Если такого разделения нет, то ставится "1".
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 - указывается номер Z-отчета (итогового отчета за день), соответствующий текущей дате. В Z-отчетах кассовых аппаратов АМС-100К, АМС-100МК и АМС-мини100К данный номер печатается в строке «КЛ», в Элвес-Микро-К, Элвес-МК – в строке «отчет №», в Штрих-Мини-К - в стоке «суточный отчет №», в Меркурий-115К, Меркурий-130К, Меркурий-180К – в строке «закр.смены», в Орион-100К – в строке «ФЗ №».
В графе №5 - ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи эту графу не заполняют.
В графе №6 - показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня. Указываются показания суммирующих денежных счетчиков на конец предыдущего дня, т.е. берется из графы №9 предыдущего дня.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня. Данная сумма берется из Z-отчета (итогового отчета за день). В Z-отчете кассовых аппаратов АМС-100К и АМС-мини100К данная сумма отображается в строке «НИ», в АМС-100МК – в строке «необнуляемый итог», в Элвес-Микро-К, Элвес-МК, Штрих-Мини-К – в строке «необнуляемая сумма», в Меркурий-115К, Меркурий-130К, Меркурий-180К – в строке «гросс-итог», в Орион-100К – в строке «необнул. итог».
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6. В современных ККМ указывается в Z-отчете (итоговом отчете за день). В Z-отчете кассовых аппаратов АМС-100К и АМС-мини100К данная сумма отображается в строке «ИС», в АМС-100МК – в строке «сменный итог продаж», в Элвес-Микро-К, Элвес-МК, Штрих-Мини-К – в строке «сменный итог», в Меркурий-115К, Меркурий-130К, Меркурий-180К – в строке «итого», в Орион-100К – в строке «итог для накопл.».
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам: банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.
В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день (Письмо Управления ФНС России по г.Москве от 2 ноября 2005 г. N 22-12/80195.). К чекам должен прилагаться акт о возврате товара по форме N КМ-3. Операция "возврат" не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).
В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.